logo
Portal for

U bent hier

Privacy online examens

Disclaimer*

Als we verwijzen naar “opname” wordt er steeds verwezen naar audio- en/of video-opname. Opnames mogen maar gebruikt worden voor het doel waarvoor ze zijn gemaakt en door de personen waarvoor ze nodig zijn (bv. Enkel de docenten van het vak). Als je vaststelt dat de opnames niet correct worden gebruikt, dan meld je dit via de decaan van de faculteit of via dpo@vub.be In het kader van de uitvoering van het contract tussen de VUB en jij als student zal je je voor elk examen moeten identificeren, ongeacht of dit op campus is of online.

In het kader van de uitvoering van het contract tussen de VUB en jij als student zal er voor elk examen toezicht mogelijk zijn, ofwel live op campus, ofwel live online ofwel via een automatisch monitoring systeem met menselijk nazicht. *Deze informatie is onder voorbehoud van wijzigingen.

IK WIL EEN OPNAME MAKEN VAN EEN MONDELING EXAMEN. WAT MOET IK DOEN?

Als je een mondeling examen wil opnemen dan moet je hiervoor de uitdrukkelijke toestemming vragen van de docent en alle andere personen die in beeld zullen komen of van wie geluid zal worden opgenomen (bv. Bij een groepspresentatie moeten ook al je medestudenten akkoord gaan). Je moet hen melden waarom je de opname wil maken, hoe lang de opname zal worden bijgehouden (bij voorkeur tot drie maanden na het einde van het academiejaar), wie er toegang zal hebben tot de opname. De docenten en de studenten moeten hier schriftelijk (via mail) de goedkeuring voor geven. Op het examen vraag je nogmaals de bevestiging van de goedkeuring.

DE DOCENT WIL EEN OPNAME MAKEN VAN EEN MONDELING EXAMEN. WAT MOET IK DOEN?

Als je docent een mondeling examen wil opnemen dan moet zij hiervoor de uitdrukkelijke toestemming vragen van jou. Deze toestemming geef je het best via mail zodat er een duidelijk bewijs is (vooral als je niet akkoord gaat). De docent moet aangeven waarom ze de opname wil maken, wie ze zal bekijken en hoe lang de opname zal worden bewaard. De normale bewaartermijn voor dit type opnames is drie maanden na het einde van het academiejaar. Dit is ook de bewaartermijn voor examens. Deze termijn kan enkel worden aangepast als er een beroep loopt en de opname nodig is hiervoor of als de docent hiervoor de toestemming heeft gevraagd. We raden de docent aan om bij de start van het examen nog eens uitdrukkelijk je bevestiging te vragen.

Als je geen opname wil en je merkt dat de docent toch wil opnemen, geef dan duidelijk aan de docent dat je geen opname wil. Dit is je recht en heeft geen enkele implicatie voor jou als student of voor je examen. Als je oorspronkelijk “ja” hebt gezegd, maar je verandert toch nog van mening is dat geen probleem. Geef het duidelijk aan aan de docent.

DE DOCENT ZAL EEN OPNAME MAKEN VIA RESPONDUS MONITOR VAN EEN EXAMEN DAT GEBEURT IN DE RESPONDUS LOCKDOWN BROWSER

Als je een schriftelijk examen hebt dat wordt georganiseerd met lockdown browser kan de docent ook kiezen om de Respondus monitor in te zetten om hem te helpen bij het toezicht. Bij grote groepen is het natuurlijk moeilijk voor een docent om live toezicht te houden online.

Deze monitor-software gebruikt je webcam om een opname te maken van jou als student en maakt een opname van wat er op je scherm gebeurt en van het geluid rond jou. De software zal in de opnames aanduiden waar er een handeling is gebeurd die aandacht vereist. Bv. Als je plots uit beeld verdwijnt, als er wordt gesproken, etc.

De opname op zich kan niet automatisch aanleiding geven tot een fraudedossier. De docent zal op basis van de opname bekijken of er ergens een vermoeden is van fraude. Indien de docent meent dat dit zo is, zal hij dit melden aan de decaan dit verder zal onderzoeken, o.a. met de mogelijkheid om de student te horen.

De opname is enkel beschikbaar voor je docent(en) en eventueel de decaan van de faculteit. De opname zal maar beperkt worden bijgehouden. Zodra je punten zijn vastgesteld (12 juli 2020) zal de opname worden verwijderd. Als er een vermoeden is van fraude op basis van de opname kan de opname langer bewaard worden in het kader van het fraude-dossier.

Als je als student een gefundeerde reden hebt om je examen niet te laten registreren in je eigen thuisomgeving via Respondus Monitor dan kan je dit t/m 24 mei 2020 melden via begeleiding@vub.be . Je zal dan het examen op locatie afleggen (campus Etterbeek, campus Jette of een externe locatie – afhankelijk waar er plaats is) met je laptop. Je zal het examen via dezelfde modaliteiten afleggen als de andere studenten (dus ook online via de browser + monitor, op hetzelfde moment, maar in een privacy-neutrale omgeving. Aangezien dit op VUB-locaties zal doorgaan zal er ook live toezicht zijn.

Als je na deze datum wil aangeven dat je een probleem hebt met de privacy dan kunnen we je organisatorisch geen plaats op de campus garanderen en moet je je bezwaar indienen bij de Data Protection Officer (DPO) (dpo@vub.be). Indien je daarom niet deelneemt aan het examen dan word je als “afwezig” opgeschreven. Als de dpo akkoord gaat met je motivering, dan zal je gewettigd afwezig zijn. Als de dpo het belang van de universiteit boven jouw motivering stelt, dan zal je ongewettigd afwezig zijn.

DE DOCENT (OF EEN OF MEERDERE TOEZICHTER(S) DIE DOOR DE DOCENT ZIJN AANGEDUID) WIL VIA DE WEBCAM LIVE MONITOREN WAT STUDENTEN ONLINE DOEN TIJDENS HET EXAMEN.

Als de docent een online schriftelijk examen of een online mondeling examen met schriftelijk voorbereiding organiseert dan kan de docent ervoor opteren om toezicht te houden (of te laten houden) via de webcam van de student. We verwachten van de docenten dat ze dit ruim op voorhand naar jullie communiceren.

Als je als student problemen hebt met het gebruik van de camera in je thuis-situatie, dan geven we de mogelijkheid om dit t/m 24 mei, gemotiveerd te melden via begeleiding@vub.be. We zoeken voor deze studenten een plaats op de campus.

As je net voor het examen aangeeft dat je een privacyprobleem hebt, dan kan de docent hiervan enkel akte nemen en duidt aan dat je “afwezig” bent. Je moet officieel bezwaar indienen bij de DPO (dpo@vub.be) (en niet bij de docent). Indien dit bezwaar wordt aanvaard zal je gewettigd afwezig zijn. Indien dit bezwaar niet wordt aanvaard zal je ongewettigd afwezig zijn.

Als je tijdens het examen aangeeft dat je een privacy-probleem hebt en het examen stopzet dan neemt de docent hiervan akte. De student moet officieel bezwaar indienen bij de DPO. De docent verbetert het examen voor zover het is gemaakt.

DE DOCENT (OF EEN TOEZICHTER DIE DE DOCENT HEEFT AANGEDUID) WIL VIA DE WEBCAM LIVE JE IDENTITEIT CONTROLEREN

Bij de start van het online examen kan de docent aan jou vragen om de webcam aan te zetten om live je identiteit te controleren. De docent kan je ook vragen om je studentenkaart te tonen voor de webcam. Je kan dit niet weigeren. Als je weigert, dan kan je niet beginnen aan het examen en krijgt je de status “afwezig” voor dit examen. Als je je studentenkaart niet bij je hebt, zal je je op een andere manier moeten identificeren (identiteitskaart, rijbewijs, …)

GEBRUIK VAN RESPONDUS LOCKDOWN BROWSER

Bij schriftelijke examens online kan je docent het examen zo organiseren dat dit enkel kan worden gemaakt via een specifieke browser. Je zal hiervoor een browser moeten installeren waarvoor de informatie je in de loop van de maand mei 2020 zal bezorgd worden. De VUB stelt de juiste download-link ter beschikking. Enkel deze link mag gebruikt worden door studenten om de browser te installeren.

We raden je absoluut aan om de browser ruim op voorhand te testen en eventuele technische problemen zo snel mogelijk te melden. De VUB kan niet garanderen dat technische problemen die pas op het moment van het examen worden ontdekt, onmiddellijk zullen kunnen worden opgelost. Als je de file niet installeert, zal je niet kunnen deelnemen aan het examen. Dit staat gelijk aan niet-deelname aan het examen.