Lokaalreservatie

Let op: aan de reservatie van leslokalen zijn een aantal voorwaarden verbonden.

Stap 1: Inloggen

Ga naar https://splus.cumulus.vub.ac.be/Scientia/WebRoomBooking/EVENJR en log in met je VUB Net-ID en wachtwoord.

Stap 2: Grootte lokaal selecteren

Selecteer de gewenste grootte van het lokaal. Het getal verwijst naar het aantal plaatsen in het lokaal.

Stap 3: Datum selecteren

Selecteer de gewenste datum om een lokaal te reserveren. Je kan van 1 week tot 1 dag op voorhand reserveren. De beschikbare dagen zijn onderlijnd.

Tijdens examenperiodes en sluitingsperiodes van de VUB (zondagen, feestdagen, periode tussen Kerst en Nieuwjaar) zijn er geen lokalen beschikbaar.

Stap 4: Tijdstip selecteren

Selecteer het startuur en de duur van je reservatie. Het einduur wordt automatisch ingevuld, rekening houdende met de reservatiebeperkingen tot 21 u en tot 17 u 30 op zaterdag.

Klik dan op 'Volgende'.

Stap 5: Lokaal selecteren

Selecteer maximum één lokaal en klik dan op 'Volgende'.

Een aantal gegevens worden vervolgens automatisch ingevoerd.

Stap 6: Gegevens aanvullen

Vul de ontbrekende gegevens aan.

Stap 7: Voorwaarden aanvaarden

Lees de voorwaarden aandachtig en selecteer vervolgens 'Ja'.

Stap 8: Bevestiging reservatie

Je reservatie voor een lokaal werd bevestigd.

Als je geplande activiteit niet zou doorgaan, ben je verplicht je reservatie te annuleren.

Stap 1: Reservatie annuleren

Ga naar 'Mijn boekingen' en klik op 'Annuleren' in de rechterkolom van de reservatie die je wil annuleren.

Stap 2: Annulatie bevestigen

Bevestig de annulering van je reservatie door op 'OK' te klikken.

Reservatie geannuleerd

Je reservatie voor een lokaal is geannuleerd.

Voorwaarden

• Enkel voor informele onderwijsactiviteiten in het kader van je studies

• Voor activiteiten tussen 8 u en 21 u

• Niet mogelijk tijdens examenperiodes en sluitingsperiodes van de VUB (zondagen, feestdagen, periode tussen Kerst en Nieuwjaar)

• Duur van maximaal 3 uur

• Lokalen kunnen vanaf 7 kalenderdagen tot 1 kalenderdag op voorhand gereserveerd worden. Op de dag zelf is het niet mogelijk om een lokaal te reserveren.

• Eénzelfde persoon kan maximaal 1 lokaal tegelijk reserveren

Reglement

Bij aanvang van de activiteit

Bij aanvang van de activiteit controleert de verantwoordelijke – de student die het lokaal gereserveerd heeft - de staat van het lokaal en het aanwezige materiaal. In geval van problemen of schade, verwittigen de studenten onmiddellijk de leslokalentechniekers via 02/629 27 98 of 0474/88 12 21.

Na afloop van de activiteit

Na afloop van de activiteit laten de studenten het lokaal proper, ordelijk en in goede staat achter. Ze ruimen afval op en zetten de stoelen en banken opnieuw in klasopstelling zoals weergegeven op de foto aan de deur. Bij het verlaten van het lokaal controleert de verantwoordelijke – de student die de reservatie plaatste - het lokaal.

Overlast en schade

We vragen uiteraard om verantwoordelijk om te gaan met de lokalen en niet voor overlast of schade te zorgen. Verder vragen we om de veiligheid van studenten, personeel en/of bezoekers niet in gevaar te brengen en de normale dagelijkse activiteiten van de universiteit niet te verstoren.

Bij overlast zal gevraagd worden om het lokaal onmiddellijk te verlaten. Indien nodig kan men overlast melden bij de bewaking via 02 629 21 76. Volg eventuele instructies van de betrokken verantwoordelijke of bewaking steeds op en aanvaard dat zij – indien nodig – ten allen tijde kunnen beslissen de activiteit stop te zetten.

Bij schade, diefstal, vandalisme of excessieve aanwezigheid van vuilnis wordt de kost voor reiniging, reparatie of vervanging doorgerekend aan de student die het lokaal heeft gereserveerd.

Reservatie annuleren

Als de geplande activiteit niet zou doorgaan, is het verplicht om de reservatie te annuleren via Web Room Booking. Indien er niet geannuleerd wordt, is de student die het lokaal reserveerde verantwoordelijk, ongeacht zijn/haar effectieve aanwezigheid.

Annulering door de VUB

In uitzonderlijke gevallen kunnen reservaties door de VUB geannuleerd worden, alvorens deze ingaan. De student die het lokaal reserveerde kan in geen geval aanspraak maken op een schadevergoeding.

Onderverhuur

Onderverhuur is strikt verboden.

Oneigenlijk gebruik

Leslokalen kunnen enkel gereserveerd worden voor informele studieactiviteiten in het kader van een opleidingsonderdeel*. Het gebruik van de lokalen voor andere activiteiten is strikt verboden.

*Informele studieactiviteiten in het kader van een opleidingsonderdeel, zoals

• Groepswerken
• Oefenpresentaties
• Samen oefeningen maken
• Het bespreken van papers of projecten met begeleiders of medestudenten
• Focusgroepen, interviews, … en dergelijke die nodig zijn voor studieprojecten
• Kleinschalige vergaderingen

Leslokaalreglement

Het leslokaalreglement wordt uiteraard steeds nageleefd.

Noot: Het reserveren van leslokalen door studenten via Web Room Booking is een proefproject. Wanneer problemen opduiken of misbruik blijkt, kan dit project meteen worden stopgezet en zullen de lokalen niet langer te reserveren zijn.