Portal for

Een lokaal of locatie nodig voor een evenement op de campus?

Je organiseert een evenement op de campus en bent op zoek naar een gepaste locatie? De VUB beschikt over verschillende seminarie-, vergader-, receptie- en congresruimtes die je kan reserveren, ook in de U-Residence (grondplan).

Les- of vergaderlokalen voor informele studieactiviteiten kan je reserveren via Web Room Booking.

Hoe aanvragen?

Let op! Aanvragen worden in chronologische volgorde behandeld, maar de prioriteit gaat uit naar onderwijs-, onderzoeks- en administratieve taken. De aanvraagtermijn om een lokaal te reserveren, verschilt naargelang het type activiteit dat je organiseert:

  • 1 lokaal voor 1 event: minstens 3 werkdagen vooraf
  • Meerdere lokalen voor een meerdaags event: minstens 10 werkdagen vooraf
  • Uitgebreide activiteiten (bv. studiedag): minstens 2 maanden vooraf
  • Congressen: minstens 4 maanden vooraf (stuur voorafgaand aan de reservatie een mail naar infradesk@vub.ac.be)

Belangrijke informatie voor erkende studentenkringen:

  • Indien je een betalende activiteit organiseert, zal Infradesk een PKC-nummer opvragen bij het BSG. Pas na het ontvangen van een PKC kan er een lokaal worden toegewezen.
  • Indien het BSG geen toestemming geeft moet de kring zelf een PKC voorzien 

Belangrijke meldingen met betrekking tot:

  • Deadlines: indien de termijnen niet gerespecteerd worden, kan de aanvraag geweigerd worden en kan een tijdige behandeling niet meer gegarandeerd worden;
  • Multimedia: een overzicht van onze audiovisuele en logistieke ondersteuning kan je vinden op onze infofiche;
  • Reiniging: indien de activiteit plaatsvindt op een lesvrije- of weekenddag, wordt er een verplichte reinigingskost aangerekend (idem bij buitengewone verontreiniging);
  • Reglement: ons leslokaalreglement wordt steeds nageleefd 

Lokalen boeken voor

Evenementen

Lokalen boeken voor

Studieactiviteiten