Portal for

Online aanmelden: tips & tricks

De online aanmelding verloopt in 9 stappen. Per stap vind je enkele handigheidjes en een oplossing voor de meest voorkomende problemen.

De aanmeldapplicatie werkt enkel met Google Chrome of Mozilla Firefox.

Voor de start

Gebruik bij het aanmelden bij voorkeur browser Google Chrome. Of Mozilla Firefox. Met Internet Explorer werkt de aanmeldapplicatie NIET!

Je moet nu 9 stappen doorlopen. Wanneer je een stap hebt voltooid, verschijnt er een bevestiging. Je kan het proces onderbreken en later weer oproepen via je login. Zolang je niet op de laatste pagina op het icoon voor 'indienen' klikt, kan je je aanmelding nog aanpassen.

Onderstaand stappenplan gaat uit van een Vlaams diploma, of een diploma dat rechtstreeks toegang verleent. Voor een 'aanmelding op dossier' (niet-Vlaamse diploma's) verwijzen we naar de Engelstalige website.

Een Belgische e-ID versnelt het proces.

Stap 1: Persoonsgegevens

Enkel voor nieuwe studenten. De contactgegevens die je hier opgeeft zal de VUB gebruiken in haar communicatie met jou.

  • Gebruik – indien mogelijk - je Belgische(!) e-ID (elektronische identiteitskaart) en de knop ‘eID gebruiken’ (rechtsboven in het scherm). Je aanmelden met je Belgische eID >>>
  • Je kan ook de velden handmatig invullen.
  • Soms is het veld voor het bankrekeningnummer weerbarstig. Laat dit niet verplichte veld desnoods open en geef het nadien door via e-mail aan de Onderwijs- en Studentenadministratie (via studentenadministratie@vub.ac.be).
  • Als je een domicilieadres in België opgeeft, wordt verwacht dat je over een Rijksregisternummer beschikt. Indien je geen Rijksregisternummer hebt, moet je een adres in het buitenland opgeven. Je kan jouw juiste adres na het indienen van je aanmelding doorgeven aan de Onderwijs- en Studentenadministratie (via studentenadministratie@vub.ac.be).
De VUB gebruikt je gegevens enkel in jouw voordeel.

Stap 2: Privacyvoorkeuren

Geef aan of de VUB je contactgegevens in jouw voordeel mag doorgeven. Je bepaalt dit uiteraard volledig zelf, maar we raden het aan. Op deze pagina vind je waarvoor de VUB jouw gegevens gebruikt.

Volgde je ook al hoger onderwijs? Vink dat dan hier aan.

Stap 3: Secundair onderwijs

Geef je eerdere studietraject aan vanaf het secundaire onderwijs.

  • Om je school terug te vinden, geef je de postcode van het hoofdadres in. Indien je jouw school niet terugvindt, vul dan iets anders in en meld de juiste gegevens via e-mail aan de Onderwijs- en Studentenadministratie (via studentenadministratie@vub.ac.be).
Zoek steeds op de postcode van het hoofdadres van je vroegere onderwijsinstelling.

Stap 4: Hoger onderwijs

Indien je in stap 3 het vakje 'hoger onderwijs' aanvinkte, kan je jouw eerdere studietraject in het hoger onderwijs aangeven.

  • Om je school terug te vinden, geef je de postcode van het hoofdadres in.
    b.v. Erasmushogeschool Brussel vind je altijd via 1070 Anderlecht (hoofdzetel), ook al lag je campus in 1000 Brussel of 1090 Jette. Indien je dan nog steeds jouw opleiding of school niet terugvindt, vul dan iets anders in en meld de juiste gegevens via e-mail aan de Onderwijs- en Studentenadministratie (via studentenadministratie@vub.ac.be).
Enkel relevant indien je in aanmerking denkt te komen, of een aanvraag wil indienen.

Stap 5: Sociale voorzieningen

Beursstudenten geven hier aan dat ze een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap willen aanvragen. Ook de aanvraag van bepaalde faciliteiten (topsportstatuut, maatregelen i.v.m. een functiebeperking,  ...) kan je hier kwijt.

Indien jouw keuze er niet tussen staat, heb je waarschijnlijk in de vorige stappen iets foutief ingevuld, of is je proclamatie nog niet verwerkt.

Stap 6: Programmakeuze

Kies het gewenste programma.

  • Bij 'beursprogramma' laat je het vakje open. 
    Wanneer je een beurs ontvangt (! niet de studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap), meld je dit via e-mail aan de Onderwijs- en Studentenadministratie (via studentenadministratie@vub.ac.be).
  • Wanneer je bij de sectie 'werken en studeren' aangeeft dat je 'avond- of weekend onderwijs' wilt volgen, kan je bij 'programmakeuze' enkel nog kiezen uit programma's die als avondonderwijs worden aangeboden.
  • Indien je jouw gewenste opleiding bij 'programmakeuze' niet vindt 'op basis van je vooropleiding', kan je best het volgende verifiëren:
    • Nieuwe studenten: Heb je bij stap 'hoger onderwijs', wel je hoogst behaalde diploma ingegeven?
    • Huidige VUB-studenten: Mogelijk zijn je meest recente examenresultaten nog niet verwerkt. Wacht zeker tot 24u na je officiële deliberatie met je aanmelding.
      • Zoek dit eerst uit, want anders doe je een inschrijving op aanvraagdossier (d.m.v. optie 'Toon mij het volledige VUB-aanbod in functie van toelating op dossier'), terwijl dat misschien helemaal niet hoeft.
Zonder pasfoto maakt het systeem geen studentenkaart en attesten aan.

Stap 7: Documentenchecklijst

Laad de gevraagde documenten digitaal op: pasfoto, identiteitsbewijs, diploma, ... Welke documenten moet ik opladen? >>>

  • Een pasfoto is nodig om je studentenkaart te kunnen printen. Zonder foto loopt het proces vast en dreigen je attesten niet verwerkt te worden.
  • Indien je meerdere documenten wil opladen voor een bepaald item, dien je deze eerst samen te voegen in 1 bestand.
  • Documenten laad je bij voorkeur op in PDF of in JPEG formaat, met een maximale grootte van 2 MB.
  • Indien het systeem blokkeert tijdens het opladen, kan je de documenten altijd nasturen via e-mail naar de Onderwijs- en Studentenadministratie (via studentenadministratie@vub.ac.be).
Optioneel, maar het helpt onze service.

Stap 8: Instroomenquête

Deze vragenlijst is een eerste kennismaking om onze dienstverlening maximaal af te stemmen op jou. Je kan deze stap, indien gewenst, ook overslaan door direct op 'volgende stap' te klikken.

Zolang je niet indient, kan je jouw aanmelding nog wijzigen of vervolledigen, maar gaat het inschrijvingsproces ook niet verder.

Stap 9: Programmakeuze bevestigen

Via het groene vinkje bevestig je jouw aanvraag.

  • Met deze knop stuur je je aanmelding in. Je ontvangt in de komende (werk)dagen na het indienen statusupdates van je aanmelding, alsook mogelijke verdere instructies, per e-mail.
  • Indien je je hebt aangemeld voor de verkeerde opleiding, druk dan op het icoon met de prullenbak om je aanmelding te verwijderen en begin opnieuw.

Op te laden documenten: betekenis

Tijdens je aanmelding kan het systeem je bepaalde documenten opvragen. Hieronder vind je een overzicht met hun betekenis.

De applicatie vertelt je welke documenten je moet uploaden. Dit varieert per type inschrijving.

Mochten er na het indienen toch nog documenten ontbreken in je aanmelding, dan krijg je automatisch een e-mail met de vraag om die documenten alsnog op te laden/op te sturen. Hoe je die dan aanlevert, vind je onder de tabel.

Document Wat is het? Heb ik het nodig?
Bewijs alternatief onderwijs Als dit gevraagd wordt heb je (al dan niet bewust) een aanvraag ingediend om als avondstudent te studeren. Deze gegevens zijn echter volledig verwerkt in je aanvraag en je hebt hier dus geen extra document meer voor nodig. Negeer de vraag. nee
Geldig Beursattest Als je je aanvraag als beursstudent hebt ingediend via een VLIR of BTC beursprogramma moet je een attest toevoegen aan je dossier dat aantoont dat deze beurs werd toegekend. Beurstariefstudenten van de Vlaamse gemeenschap moeten geen extra documenten toevoegen. ja (beurs van VLIR of BTC)
nee (beursstudent Vlaamse Gemeenschap)
Bijzondere vereisten Bijzondere vereisten verwijzen naar:
  • Aanbevelingsbrief
  • Motivatiebrief
  • Puntenlijst

Al deze documenten zijn essentieel voor een correcte screening van je dossier.
ja
Creditcontract Indien je een aanvraag indient als doctoraatstudent heb je een formulier ‘aanvraag inschrijving doctoraat’ nodig. Zonder dit document kan je dossier niet gescreend worden.
Indien je hebt aangemeld als creditcontractstudent heb je hiervoor een ingevuld en ondertekend formulier ‘toelating creditcontract’ voor nodig. Zonder dit document wordt je aanvraag niet gescreend.
ja
Diploma Hoger onderwijs Doe je een aanvraag voor een master of doctoraat of master-na-master dan hebben wij je bachelor en/of masterdiploma nodig om je dossier te screenen. Heb je je diploma nog niet gehaald? Geen probleem: dan voeg je een afstudeergetuigschrift of inschrijvingsbewijs toe aan je dossier. ja
Diploma secundair onderwijs Doe je een aanvraag voor een bachelor opleiding dan is dit document verplicht. Doe je een aanvraag voor een master of een doctoraat of master-na-master dan is dit document optioneel. Heb je je diploma nog niet gehaald? Geen probleem: dan voeg je een afstudeergetuigschrift of inschrijvingsbewijs toe aan je dossier. ja
Bewijs toestemming Decaan Door een wijziging in het screening proces heb je dit document niet meer nodig. Wij zullen je dossier doorsturen naar de faculteit voor advies indien nodig. nee
Pasfoto We hebben je foto nodig om na te gaan dat je bent wie je zegt dat je bent. Daarnaast hebben we ook een foto nodig om je studentenkaart op te maken na je inschrijving. ja
Gast Indien je hebt aangemeld als een gaststudent hebben we je learning agreement of je contract nodig waarin je thuisinstelling en de VUB akkoord gaan over je uitwisseling.
Gaststudenten uit Vlaamse instellingen dienen zich te registeren via dit formulier
ja (indien je aanvraag indient als gaststudent)
Bewijs ziekteverzekering Indien je reeds over een Europese ziekteverzekering beschikt kan je dit toevoegen aan je dossier. Heb je dit nog niet? Geen probleem: we hebben dit document pas nodig wanneer je komt inschrijven. Tijdens aanvraag: nee
Tijdens inschrijving: ja
Identiteitsbewijs We hebben een identiteitskaart en/of paspoort nodig om je identiteit te verifiëren. Zonder dit document kan je dossier niet gescreend worden. ja
Niet EER studenten Heb je reeds een geldige verblijfsvergunning of visum? Dan kan je dit toevoegen aan je dossier.
Heb je dit nog niet? Geen probleem: we hebben dit document pas nodig wanneer je komt inschrijven.
Tijdens aanvraag: nee
Tijdens inschrijving: ja
Bewijs Samenwerkingsakkoord Dit document mag je negeren. Door een wijziging in het aanvraagproces is dit document niet langer vereist. nee
Bewijs taalvoorwaarden Elke student moet een taalbewijs voorleggen - behalve als je een diploma van secundair of hoger onderwijs hebt in de desbetreffende onderwijstaal. Ook buitenlandse studenten binnen de EER. Kijk hier hier welke documenten we als taalbewijs aanvaarden.
Nog geen geldig taalbewijs? Geen probleem: je dossier kan alvast gescreend worden door de faculteit. We hebben dit document echter wel nodig voor we een toelatingsbrief kunnen opmaken.
Voorwaardelijke toelatingsbrieven voor taalbewijzen worden niet opgemaakt.
ja
Gecombineerd Traject Dit document mag je negeren. Door een wijziging in het aanvraagproces is dit document niet langer vereist. nee

Hoe kan je na je aanmelding nog extra documenten toevoegen aan je dossier?

Nadat je je aanvraagdossier hebt voltooid en ingestuurd kan je extra documenten toevoegen via je SelfService Studenten.

Log in bij de SelfService Studenten met jouw emailadres en paswoord.
Wachtwoord vergeten ? >>>

Op de volgende pagina kan je klikken op de link 'inschrijvingscontract ondertekenen' OF je navigeert via Hoofdmenu > Selfservice > Toelating studenten > Self Service Inschrijvingen. Beide manieren geven hetzelfde resultaat.

Op de pagina waar je nu bent, staat een overzicht van de aanvragen die je hebt ingediend. Klik op 'doorgaan' om naar de volgende pagina te gaan.

Nu krijg je een overzicht van de documenten die je nog moet opladen. Als je op het paperclipje drukt, krijg je een scherm waarmee je documenten kan opladen.

Vergeet niet op 'indienen' te klikken.

Vergeet niet op 'indienen' te klikken om de documenten naar de VUB door te sturen.

Bij problemen kan je de documenten doorsturen per e-mail naar admissions@vub.ac.be.

Online ondertekenen van je contract: tips & tricks

De eigenlijk inschrijving is de ondertekening van jouw contract in de SelfService. Daarna stuurt de VUB een betalingsaanvraag via e-mail.

Wanneer je contract klaarstaat in het systeem, ontvang je een e-mail.

1. De uitnodigingsmail

Na het doorlopen van de aanmelding, of bij herinschrijving in dezelfde opleiding, ontvang je een uitnodigingsmail om je online (her)inschrijvingscontract te tekenen.

  • Voor nieuwe studenten: op je persoonlijk e-mailadres dat je hebt opgegeven tijdens de aanmelding

Hoe lang het duurt voor je de e-mail ontvangt, hangt af van de volledigheid van je aanmelding. Ofwel ontvang je updates over ontbrekende documenten, ofwel de mail. Indien je na één week niets hebt ontvangen, neem dan contact op.

  • Voor huidige studenten: op je e-mailadres van de VUB

De herinschrijvingsmails worden automatisch verstuurd, wanneer je het systeem klaar staat om je herinschrijving te ontvangen. Uiteraard moeten eerst je proclamatiegegevens verwerkt zijn.

Een NetID kan je pas aanmaken na het ondertekenen van je allereerste contract. Daarom gebruiken nieuwe studenten hier nog hun tijdelijke login.

2. Volg de link naar de SelfService en log in

  • voor nieuwe VUB-studenten: met je zelf aangemaakte tijdelijke login

Gebruik je e-mailadres en het gekozen wachtwoord om het contract te tekenen. Ben je je wachtwoord van bij de aanmelding vergeten? Je vindt dit terug in de e-mail die je ontving bij je aanmelding. Heb je die niet meer? Neem dan contact op met de Onderwijs- en Studentenadministratie via studentenadministratie@vub.ac.be.

Je studentennummer en PIN-code om je VUB NetID aan te maken ontvang je na het tekenen van het online contract per e-mail.

  • voor huidige VUB-studenten: met je NetID

Gebruik je VUB NetID om het contract te tekenen. NetID en/of wachtwoord vergeten? >>>

Het icoontje 'herinschrijven' verschijnt pas in de SelfService wanneer je contract klaarstaat.

3. Navigeer naar de '(her)inschrijving' en klik op 'indienen'

Heb je nog vragen? Neem een kijkje bij de veelgestelde vragen.

Heb je een vraag of een probleem?

Wij helpen je graag verder!

Algemene vragen of eerstelijnsinfo

Infopunt Studenten

Vragen over of problemen met je inschrijving, studentenkaart, attesten of factuur?

Onderwijs- en studentenadministratie

Problemen met je login of NetID?

ICT-helpdesk