Portal for

Events en activiteiten organiseren

Als student heb je op onze campussen heel wat mogelijkheden om een event te organiseren én om hierbij de bijhorende ondersteuning aanvragen. 

Studentencommunicatie

Organiseer je een event of heb je leuk nieuws? Bekijk hier welke communicatie mogelijkheden je hebt & dien je aanvraag in via het formulier.

Event of nieuwsbericht op studentenportaal

Organiseer je een activiteit voor studenten? Of heb je leuk nieuws voor de studentengemeenschap? Een event of nieuwsbericht op het studentenportaal is de perfecte manier om de hele campus gemeenschap te bereiken.

Aankondiging op de schermen

Wil je je aanstormende activiteit graag aankondigen op de plasmaschermen op de campus? Bezorg ons een powerpoint bestand of afbeelding in formaat 'widescreen: 16:9' en wij plaatsen hem op de verschillende schermen. 

VUBtoday, studentennieuwsbrief & sociale media

VUBtoday is het nieuwsplatform van de VUB. Infopunt Studenten schrijft er over het studentenleven op de campus. Interessante tips zijn altijd welkom

De studentennieuwsbrief wordt in principe op de eerste en derde donderdag van de maand verzonden, hoofdzakelijk op basis van artikels op VUBToday. Een week eerder worden in een redactiemeeting de topics bepaald voor de nieuwsbrief én de sociale media. Stuur je gewenste topics best ten laatste twee weken op voorhand in, drie weken om helemaal 'safe' te zitten.

Advies en/of campagne

Studenten kunnen bij Infopunt Studenten terecht voor communicatieadvies en het opzetten van een communicatiecampagne. Je kan een afspraak maken via studentenwerking@vub.ac.be.

Goed om weten

  • Het Infopunt studenten behoudt zich het recht om op basis van de inhoud een aanvraag (deels) te weigeren of te wijzigen. 
  • Hou rekening met een verwerkingstijd van 2 werkdagen.
  • Tip: bekijk andere events, nieuwsberichten of slides en neem de stijl over.

Uitlenen

Als student aan de VUB kan je voor je evenementen of activiteiten materiaal uitlenen of een voertuig huren.

Voertuig huren bij het VUB-wagenpark

Als studentenvereniging aan de VUB kan je bij het VUB-wagenpark een voertuig huren. Op de website van faciliy management vind je een overzicht van alle voertuigen en toebehoren.

Hoe reserveren?

  • Via de reservatiebutton links op de pagina kan je de beschikbaarheid van de verschillende voertuigen bekijken en reserveren.
  • Je hebt een intern PKC-rekeningnummer nodig. Bij het BSG kan je vragen om het voertuig via hun rekeningnummer te reserveren.
  • Je reservering is pas definitief wanneer je via mail de goedkeuring van de fleet manager hebt ontvangen.

Multimedia en logistiek

Bij Infradesk AVS VUB kan je verschillende materialen uitlenen en diensten aanvragen.

  • Multimedia: uitleen en diensten
  • Logistiek: materiaal en diensten
  • Signalisatie

Hoe aanvragen?

  • Alle aanvragen dienen te gebeuren via infradesk@vub.ac.be ten laatste 10 werkdagen voor de start van het event (tenzij anders vermeld)
  • Vermeld in het onderwerp steeds ‘Aanvraag materiaal + naam event + datum event + locatie’
  • Vermeld duidelijk je gegevens (naam, dienst, telefoonnummer en PKC-nummer)
  • Indien je aanvraag niet volledig is, kan deze geweigerd worden.

Financiële ondersteuning

Kan je activiteit een extra duwtje in de rug gebruiken? Misschien kom je in aanmerking voor sponsoring of een projectpot.

Raak je niet (meer) wijs uit de financiën van je studentenorganisatie? Infopunt Studenten kan helpen.

Sport organiseren voor je medestudenten?

Sportprojectsubsidies

Reglementen

Een gewaarschuwd mens is er twee waard

Codex studentenleven, Gebruikersreglement Lounge 1050, Gebruikersreglement Basic Fit Lounge 1090, Leslokaalreglement, ...

Alle reglementen in verband met studentenleven

Auteursrechten

Als je een activiteit organiseert waarbij muziek gespeeld wordt, is de kans groot dat je auteursrechten moet betalen. Idemdito wanneer je voor je affiche een ‘beschermde’ afbeelding gebruikt, of een recente theatertekst. We leggen je hierbij uit wie wat moet betalen. 

VUB-SPECIFIEK

Het is de organisator die verantwoordelijk is voor het handelen conform de wetgeving inzake auteursrechten. Omwille van het grote aantal activiteiten zijn er echter jaarcontracten afgesloten met SABAM en de Billijke Vergoeding. Deze gelden onder bepaalde voorwaarden in de

  • BSG feestzaal
  • Lounge-Bar 1050
  • Basic Fit Lounge 1090 (enkel indien je tevreden bent met de Basic Fit achtergrond muziek)
  • Opinio
  • Complex

Het blijft echter steeds de verantwoordelijkheid van de organisator zich bij de uitbaters goed te informeren waarvoor het jaarcontract precies van toepassing is.

Voor de overige feestruimtes, de tent, Tempus, BOJ-zaal…  dien je zelf tijdig het initiatief te nemen om in regel te zijn.

SABAM

Sabam is de bekendste Belgische auteursvereniging die auteursrechten int en verdeelt voor auteurs, componisten en muziekuitgevers. Je wordt geacht te betalen wanneer je gebruik maakt van beschermde muziek buiten familie- of schoolverband zoals bij:

  • theater- of dansvoorstellingen
  • muziek op een fuif
  • gebruik van achtergrondmuziek
  • optredens van groepen die aangesloten zijn bij Sabam of een buitenlandse auteursvereniging
  • optredens van covergroepen

In volgende gevallen moet je geen vergoeding aan Sabam betalen:

  • bij een kosteloze uitvoering in het kader van schoolactiviteiten (onderwijs) waarbij het publiek uitsluitend uit studenten bestaat
  • bij werken die niet meer beschermd zijn (wanneer de langstlevende auteur >70 jaar geleden overleden is)
  • bij optredens van groepen die eigen nummers spelen en niet aangesloten zijn bij Sabam of een buitenlandse auteursvereniging. Hou er wel rekening mee dat als de auteurs zelf geen lid zijn, het wel kan dat ze een uitgever hebben die op zijn beurt wel is aangesloten bij een auteursvereniging
  • bij een kosteloze privé-uitvoering in familiekring

Aanvragen: minimum 10 dagen vóór de datum van de activiteit

Meer informatie vind je op www.sabam.be

BILLIJKE VERGOEDING

De Billijke Vergoeding is de vergoeding die moet betaald worden voor het gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten op een publiek toegankelijke plaats. Voor livemuziek moet geen Billijke Vergoeding betaald worden, maar wel als je voor of na het optreden opgenomen muziek afspeelt. 

Als jouw activiteit plaatsvindt in een zaal, informeer je best eerst bij de zaaluitbater of hij het jaarforfait betaalde. 

Aanvragen: minimum 5 werkdagen vóór de datum van de activiteit

Meer informatie vind je op www.bvergoed.be 

SEMU

SEMU is de erkende Belgische beheersvennootschap voor de muziekuitgevers. 

Kopiëren of publiceren van bladmuziek en liedteksten kan enkel met de toestemming van de eigenaar (meestal de componist). Omdat het niet altijd eenvoudig is om te achterhalen wie de eigenaar is werd SEMU opgericht. Als je het recht wil krijgen om bladmuziek of een liedjestekst te kopiëren of publiceren, dan kan je een regeling treffen met SEMU. 

Aanvragen: licentieovereenkomst afsluiten met SEMU

Meer informatie vind je op www.semu.be

Auteursrecht in de digitale omgeving: Kies voor het legale aanbod

Auteurs, artiesten en producenten investeren veel creativiteit, tijd en geld in hun werken en prestaties. Zij verdienen daarvoor dan ook het nodige respect, en een gepaste vergoeding. 

Muziek beluisteren, films bekijken, boeken of kranten lezen, je kan het allemaal digitaal en vooral legaal. Vaak tegen een voordelige prijs en soms kan het zelfs gratis, al dan niet gefinancierd met reclame-inkomsten. 

Het auteursrecht geldt eveneens op internet.

Tip: filter je zoekopdracht op 'labeled for reuse'

Lees meer over auteursrechten op de website www.mediawijs.be en www.economie.fgov.be

Bij wie kan je terecht met vragen?

Je organiseert een activiteit en hebt extra ondersteuning nodig? Afhankelijk van je vraag, kan je bij verschillende diensten terecht.

Het Infopunt Studenten kan je adviseren en de weg wijzen, maar ze staan ook in voor: opvolging esplanadeaanvraag, loungebar 1050 en Basic Fit Lounge 1090, studentencommunicatie, kringfinanciën, etc. 

Het Brussels Studentengenootschap "Geen taal, geen vrijheid" of gewoon BSG, is het overkoepelende orgaan van de studentenroganisaties. Ze staan in voor de verdeling van de subsidies en het beheer van verschillende faciliteiten (bv. BSG-zaal en tent). 

Infradesk is de servicedesk voor infrastructuur en evenementen (lokalenbeheer, signalisatie, bewaking), logistieke en multimediaservice (uitleen, reinigingen, verhuizingen) en tehnische problemen (electriciteitspanne, waterlek, etc.).

BSG

Infradesk: portaal voor infrastructuur, ondersteunende diensten en technische problemen


Openingsuren
maandag tot vrijdag, 7u30 - 16u30u

Telefoon
+32 2 629 31 11

E-mail
infradesk@vub.ac.be