logo
Portal for

Organiseren, maar hoe?

Bij het organiseren van een evenement komt heel wat meer kijken dan je denkt. Op deze pagina's kom je mee te weten over hoe je aan de slag kan aan de VUB. Raadpleeg hier de praktische richtlijnen.

Projectmanagement

Een evenement of project moet op een gestructureerde manier georganiseerd worden.
Wij reiken daarom enkele tools aan.

Het draaiboek: helpt je om de organisatie gestructureerd en zo volledig mogelijk te laten verlopen.

De retroplanning: helpt je om alles op tijd te voltooien, zowel op het vlak van communicatie als op het vlak van organisatie.

Budgetbeheer

Het budget opstellen en je hieraan houden, is een van de moeilijkste zaken waar je bij de organisatie van een event rekening mee moet houden.

Om je te helpen, vind je hier een budgetplanning. Deze template is handig om de kosten van je evenement overzichtelijk bij te houden.

TIP: houd zeker rekening met de geldende geluidsnorm

Events en activiteiten organiseren

Als student heb je op onze campussen heel wat mogelijkheden om een event te organiseren én om hierbij de bijhorende ondersteuning aanvragen. 

Studentencommunicatie

Organiseer je een event of heb je leuk nieuws? Bekijk hier welke communicatie mogelijkheden je hebt.

Nieuwsbericht aanmaken


Jij voert in, wij doen eindredactie

op het studentenportaal

Eventbericht aanmaken


Jij voert in, wij doen eindredactie

op het studentenportaal

Communicatie aanvragen


Laat je portaalbericht optimaal renderen

in de andere media

Promoactiviteit aanvragen


Standje, flyeren of mini-event over de middag

Esplanade+

Event of nieuwsbericht op studentenportaal

Organiseer je een activiteit voor studenten? Of heb je leuk nieuws voor de studentengemeenschap? Je kan je event of nieuwsbericht zelf ingeven op het studentenportaal. Log in met je NetID. Dit bericht kan je dan (laten) delen in andere communicatiemedia. Eindredactie is mogelijk.

Aankondiging op de campusschermen

Wil je je aanstormende activiteit graag aankondigen op de plasmaschermen op de campus? Bezorg ons een powerpoint bestand of afbeelding in formaat 'widescreen: 16:9' en wij plaatsen hem op de verschillende schermen. Dien je aanvraag in via het online formulier.

VUB Student Events

Op de Facebookpagina geven we een overzicht van alle studentenevenementen. Zo kan je elke dag checken wat er te doen is op de VUB.

Het werkt heel simpel. Maak 'VUB Student Events' medeorganisator van je Facebook event en je verschijnt automatisch in de eventlijst. Of stuur ons een bericht. Een infopuntmedewerker pikt je vervolgens manueel op voor de kalender. Uiteraard kan je ons er ook op attent maken via het online formulier.

VUB community op Canvas

De belangrijkste berichten delen we in de VUB community van het nieuwe leerplatform Canvas. Hierin formuleren we onderwijsgerelateerde berichten die relevant zijn voor alle VUB studenten. Ook deze communicatie kan je aanvragen via het online formulier.

Face-to-face communicatie & meedoen aan evenementen

Zelfs in het digitale tijdperk blijven offline netwerken en mondelinge communicatie cruciaal. Ga met een leuke stand of verhaal actief naar je (mede)studenten op de campus of op grote evenementen.

VUBtoday, studentennieuwsbrief & sociale media

VUBtoday is het nieuwsplatform van de VUB. Infopunt Studenten schrijft er over het studentenleven op de campus. Interessante tips zijn altijd welkom

De studentennieuwsbrief wordt in principe op de eerste en derde donderdag van de maand verzonden, hoofdzakelijk op basis van artikels op VUBToday. Een week eerder worden in een redactiemeeting de topics bepaald voor de nieuwsbrief én de sociale media. Stuur je gewenste topics ten laatste twee weken op voorhand in, drie weken om helemaal 'safe' te zitten. Dien je aanvraag in via het online formulier.

Affiches & flyers

Affiches

De plakborden en plakpalen zijn voorbehouden voor erkende verenigingen, BSGgtgv, de Moeial, studiekring Vrij Onderzoek en de Studentenraad. Bekijk het plakplan voor een overzicht van de locaties.

De ad valvas borden aan de faculteitsecretariaten en posterborden in gebouw D, gebouw L, gebouw A (Jette), studentenrestaurant en bibliotheek zijn wel vrij te gebruiken door iedereen. Daarnaast kan je ook steeds toestemming vragen in Opinio en het Complex.

Meer info kan je vinden in de codex Studentenleven.

Flyers

Flyeren in het studentenrestaurant mag altijd en hoeft niet vooraf aangevraagd te worden. Flyeren op de esplanade kan je online aanvragen.

Advies en/of campagne

Studenten kunnen bij Infopunt Studenten terecht voor communicatieadvies en het opzetten van een communicatiecampagne. Je kan een afspraak maken via info@vub.be.

Goed om weten

  • Het Infopunt studenten behoudt zich het recht om op basis van de inhoud een aanvraag (deels) te weigeren of te wijzigen. 
  • Hou rekening met een verwerkingstijd van 2 werkdagen.
  • Tip: bekijk andere events, nieuwsberichten of slides en neem de stijl over.

Uitlenen

Als student aan de VUB kan je voor je evenementen of activiteiten materiaal uitlenen of een voertuig huren.

Voertuig huren bij het VUB-wagenpark

Als studentenvereniging aan de VUB kan je bij het VUB-wagenpark een voertuig huren. Op de website van faciliy management vind je een overzicht van alle voertuigen en toebehoren.

Hoe reserveren?

  • Via de reservatiebutton links op de pagina kan je de beschikbaarheid van de verschillende voertuigen bekijken en reserveren.
  • Je hebt een intern PKC-rekeningnummer nodig. Bij het BSG kan je vragen om het voertuig via hun rekeningnummer te reserveren.
  • Je reservering is pas definitief wanneer je via mail de goedkeuring van de fleet manager hebt ontvangen.

Multimedia en logistiek

Bij Infradesk AVS VUB kan je verschillende materialen uitlenen en diensten aanvragen.

  • Multimedia: uitleen en diensten
  • Logistiek: materiaal en diensten
  • Signalisatie

Hoe aanvragen?

  • Alle aanvragen dienen te gebeuren via infradesk@vub.ac.be ten laatste 10 werkdagen voor de start van het event (tenzij anders vermeld)
  • Vermeld in het onderwerp steeds ‘Aanvraag materiaal + naam event + datum event + locatie’
  • Vermeld duidelijk je gegevens (naam, dienst, telefoonnummer en PKC-nummer)
  • Indien je aanvraag niet volledig is, kan deze geweigerd worden.

Materialen en diensten aanvragen

Multimedia & logistiek

VGC uitleenloket

De Vlaamse GemeenschapsCommissie biedt heel wat materiaal voor studenten(verenigingen) ter ondersteuning van hun initiatieven: audio-visuele apparatuur, voertuigen, tafels- en stoelen en sport-en spel materiaal.  
 

Financiële ondersteuning

Kan je activiteit een extra duwtje in de rug gebruiken? Misschien kom je in aanmerking voor projectmiddelen of financiering via VGC.

Raak je niet (meer) wijs uit de financiën van je studentenorganisatie? Infopunt Studenten kan helpen.

VUB

Ben je van plan een activiteit of vernieuwende projecten voor VUB-studenten te organiseren? Of plan je een ander waardevol initiatief? Misschien maak je wel kans op projectmiddelen.

Van plan een sportactiviteit op poten te zetten? Doe dan zeker een aanvraag voor een UAB sportprojectsubsidie.

Extern: VGC

De Vlaamse GemeenschapsCommissie biedt heel wat mogelijkheden voor studenten(verenigingen) ter ondersteuning van hun initiatieven: Kom uit je kot!, Bruss-it  en A-fonds zijn de meest toegankelijke. Ook de Paspartoepas voor verenigingen is interessant voor erkende studentenverenigingen.

Advies nodig?

Raak je niet (meer) wijs uit de financiën van je studentenorganisatie?

Advies (kring)financiën

Reglementen

Een gewaarschuwd mens is er twee waard

Codex studentenleven, Gebruikersrichtlijnen Lounge, Leslokaalreglement, Reglement Beroep Studentenvoorzieningen ...

Alle reglementen in verband met studentenleven

Verzekeringen

Welke ongevallen dekt je verzekering als student aan de VUB?

Extern: VGC

De Vlaamse GemeenschapsCommissie biedt een gratis verzekering voor vrijwilligerswerk aan, ook voor feitelijke verenigingen.

Auteursrechten

Als je een activiteit organiseert waarbij muziek gespeeld wordt, is de kans groot dat je auteursrechten moet betalen. Idemdito wanneer je voor je affiche een ‘beschermde’ afbeelding gebruikt, of een recente theatertekst. We leggen je hierbij uit wie wat moet betalen. 

VUB-SPECIFIEK

Het is de organisator die verantwoordelijk is voor het handelen conform de wetgeving inzake auteursrechten. Omwille van het grote aantal activiteiten zijn er echter jaarcontracten afgesloten met SABAM en de Billijke Vergoeding. Deze gelden onder bepaalde voorwaarden in de

  • BSG feestzaal
  • Lounge-Bar 1050
  • Basic Fit Lounge 1090 (enkel indien je tevreden bent met de Basic Fit achtergrond muziek)
  • Opinio
  • Complex

Het blijft echter steeds de verantwoordelijkheid van de organisator zich bij de uitbaters goed te informeren waarvoor het jaarcontract precies van toepassing is.

Voor de overige feestruimtes, de tent, Tempus, BOJ-zaal…  dien je zelf tijdig het initiatief te nemen om in regel te zijn.

SABAM

Sabam is de bekendste Belgische auteursvereniging die auteursrechten int en verdeelt voor auteurs, componisten en muziekuitgevers. Je wordt geacht te betalen wanneer je gebruik maakt van beschermde muziek buiten familie- of schoolverband zoals bij:

  • theater- of dansvoorstellingen
  • muziek op een fuif
  • gebruik van achtergrondmuziek
  • optredens van groepen die aangesloten zijn bij Sabam of een buitenlandse auteursvereniging
  • optredens van covergroepen

In volgende gevallen moet je geen vergoeding aan Sabam betalen:

  • bij een kosteloze uitvoering in het kader van schoolactiviteiten (onderwijs) waarbij het publiek uitsluitend uit studenten bestaat
  • bij werken die niet meer beschermd zijn (wanneer de langstlevende auteur >70 jaar geleden overleden is)
  • bij optredens van groepen die eigen nummers spelen en niet aangesloten zijn bij Sabam of een buitenlandse auteursvereniging. Hou er wel rekening mee dat als de auteurs zelf geen lid zijn, het wel kan dat ze een uitgever hebben die op zijn beurt wel is aangesloten bij een auteursvereniging
  • bij een kosteloze privé-uitvoering in familiekring

Aanvragen: minimum 10 dagen vóór de datum van de activiteit

Meer informatie vind je op www.sabam.be

BILLIJKE VERGOEDING

De Billijke Vergoeding is de vergoeding die moet betaald worden voor het gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten op een publiek toegankelijke plaats. Voor livemuziek moet geen Billijke Vergoeding betaald worden, maar wel als je voor of na het optreden opgenomen muziek afspeelt. 

Als jouw activiteit plaatsvindt in een zaal, informeer je best eerst bij de zaaluitbater of hij het jaarforfait betaalde. 

Aanvragen: minimum 5 werkdagen vóór de datum van de activiteit

Meer informatie vind je op www.bvergoed.be 

SEMU

SEMU is de erkende Belgische beheersvennootschap voor de muziekuitgevers. 

Kopiëren of publiceren van bladmuziek en liedteksten kan enkel met de toestemming van de eigenaar (meestal de componist). Omdat het niet altijd eenvoudig is om te achterhalen wie de eigenaar is werd SEMU opgericht. Als je het recht wil krijgen om bladmuziek of een liedjestekst te kopiëren of publiceren, dan kan je een regeling treffen met SEMU. 

Aanvragen: licentieovereenkomst afsluiten met SEMU

Meer informatie vind je op www.semu.be

Auteursrecht in de digitale omgeving: Kies voor het legale aanbod

Auteurs, artiesten en producenten investeren veel creativiteit, tijd en geld in hun werken en prestaties. Zij verdienen daarvoor dan ook het nodige respect, en een gepaste vergoeding. 

Muziek beluisteren, films bekijken, boeken of kranten lezen, je kan het allemaal digitaal en vooral legaal. Vaak tegen een voordelige prijs en soms kan het zelfs gratis, al dan niet gefinancierd met reclame-inkomsten. 

Het auteursrecht geldt eveneens op internet.

Tip: filter je zoekopdracht op 'labeled for reuse'

Lees meer over auteursrechten op de website www.mediawijs.be en www.economie.fgov.be

Bij wie kan je terecht met vragen?

Je organiseert een activiteit en hebt extra ondersteuning nodig? Afhankelijk van je vraag, kan je bij verschillende diensten terecht.

Het Infopunt Studenten kan je adviseren en de weg wijzen, maar ze staan ook in voor: opvolging esplanadeaanvraag, loungebar 1050 en Basic Fit Lounge 1090, studentencommunicatie, kringfinanciën, etc. 

Het Brussels Studentengenootschap "Geen taal, geen vrijheid" of gewoon BSG, is het overkoepelende orgaan van de studentenorganisaties. Ze staan in voor de verdeling van de subsidies en het beheer van verschillende faciliteiten (bv. BSG-zaal en tent). 

Infradesk is de servicedesk voor infrastructuur en evenementen (lokalenbeheer, signalisatie, bewaking), logistieke en multimediaservice (uitleen, reinigingen, verhuizingen) en technische problemen (elektriciteitspanne, waterlek, etc.).

BSG

Infradesk: portaal voor infrastructuur, ondersteunende diensten en technische problemen


Openingsuren
maandag tot vrijdag, 7u30 - 16u30u

Telefoon
+32 2 629 31 11

E-mail
infradesk@vub.ac.be